Objetivo:

Este material tem como objetivo fornecer ao seller processos sólidos e boas práticas de operação visando todos modelos de atuação disponíveis no Shop que irão garantir a excelência operacional e um nível de serviço mais padronizado.

Modelos de Operação Versus Esforço:

Processos de atualização de dados integrados garantem menos interação e esforço humano garantindo assertividade e constância. Para logística existem dois fatores determinantes para o desempenho de produtividade e custo que são a roteirização dos pedidos e o recurso de veículo ambs com custo de mercado considerável, como recurso o iFood Shop tem a Logística Parceira realizando todos processos logísticos desde a roteirização até a entrega e atualização do tracking de forma automatizada.

Detalhes Logística Parceira iFood - Desloca

Governança Operacional

Plataforma admin

Como recurso operacional temos uma plataforma de gerenciamento da sua loja dentro do iFood Shop, nela temos funcionalidades e métodos de operar que possibilitam ter uma maior governança das atividades operacionais garantindo a excelência operacional e desempenho de venda, sendo elas:

Owner de Gestão Estoque, Preço e Pedido

Estes processos têm grande importância dentro do fluxo de experiência do cliente, logo é expressiva a necessidade de ter um owner para a atividade ou seja uma pessoa responsável por realizar ou acompanhar as atualizações de estoque, preço e tracking de pedido;

Seller Estoque, Preço e Tracking de Pedidos Integrado - Logística Própria

Por estes processos serem automatizados a participação do owner tem como foco apenas acompanhamento de fluxo e ter rotinas de validação por amostragem, verificando como as atualizações em seu WMS/ERP estão refletindo no Admin.

Validação de estoque: Confrontar saldo de SKU por amostragem em seu ERP/WMS com o saldo na plataforma Admin e monitorar logs que retornarem erro de atualização nas APIs, sempre permitindo uma pequena variação devido ao tempo que é executada a API versus outras atividades que consomem o mesmo (outros canais de venda, transformação interna e consumo).

Validação de Preço: Confrontar precificação de SKU por amostragem em seu ERP/WMS com a plataforma Admin e monitorar logs que retornarem erro de atualização nas APIs.

Validação Tracking Pedidos: Confrontar se as atualizações estão refletindo de acordo entre seu ERP/WMS ou Hub com o Admin, primordial acompanhar do início ao fim do ciclo para averiguar se o mesmo está atendendo a cada etapa, sendo elas (Em Separação, Pedido Faturado, Encaminhado para Transporte, Pedido Concluído).

Seller Estoque, Preço e Tracking de Pedidos Integrado - Logística Parceira iFood

Por estes processos serem automatizados a participação do owner tem como foco apenas acompanhamento de fluxo e ter rotinas de validação por amostragem, verificando como as alterações em seu WMS/ERP está refletindo no Admin.

Validação de estoque: Confrontar saldo de SKU por amostragem em seu ERP/WMS com o saldo na plataforma Admin e monitorar logs que retornarem erro de atualização nas APIs, sempre permitindo uma pequena variação devido ao tempo que é executada a API versos outras atividades que consomem o mesmo (outros canais de venda, transformação interna e consumo).

Validação de Preço: Confrontar precificação de SKU por amostragem em seu ERP/WMS com a plataforma Admin e monitorar logs que retornarem erro de atualização nas APIs.

Validação Tracking de Pedidos:Confrontar se as atualizações estão refletindo de acordo entre seu ERP/WMS ou Hub com o Admin, primordial acompanhar do início ao fim do ciclo para averiguar se o mesmo está atendendo a cada etapa, sendo elas(Em Separação, Pedido Faturado, Encaminhado para Transporte, Pedido Concluído). Com a logística iFood é preciso confirmar o Código de Entrega, com o driver. Este código é localizado no Admin acessando o pedido.

Seller Não Integrado - Logística Própria

Neste modelo de operação o owner tem grande representatividade no nível de serviço e desempenho de venda mediante as atualizações serem base para disponibilidade de produtos em nosso site e notificar o cliente do status de seu pedido.

Atualização de Preço, Estoque: Ideal que seja realizada diariamente importando arquivo de preço e estoque no Admin, esta atividade define a maior parcela de sucesso da sua loja por manter a disponibilidade dos produtos, evitar rupturas de pedidos (Grande ofensor na recorrência do cliente) e manter suas ofertas atrativas. Como?Vídeo | Escrito

Validação de Preço, Estoque: Confrontar saldo de SKU por amostragem em seu ERP/WMS com o saldo no Admin.

Atualização Tracking de Pedidos: Ideal que seja atualizado por ocorrência de alteração de status do pedido, esta atividade está vinculada diretamente ao seu repasse financeiro e notificação de andamento do pedido para o cliente. Pode ser realizado de forma individual ou massivamente, individual basta apenas acessar o Admin entrar no pedido e alterar seu status para o qual ele se encontra no momento (Em Separação, Pedido Faturado, Encaminhado para Transporte, Pedido Concluído), pode se também atualizar em lote basta apenas importar o arquivo com as informações que deseja atualizar. Como? Vídeo
Validação Tracking de Pedidos: Confrontar por amostragem os pedido que foram atualizados, se faz necessário quando a atividade é realizada massivamente, para atualizações pedido á pedido basta apenas verificar no término da atualização sem necessidade de verificar novamente.

Seller Não Integrado - Logística Parceira iFood

Neste modelo de operação o owner tem grande representatividade no nível de serviço e desempenho de venda mediante as atualizações que são base para disponibilidade de produtos em nosso site e notificar o cliente do status de seu pedido.

Atualização de Preço, Estoque: Ideal que seja realizada diariamente importando arquivo de preço e estoque no Admin, esta atividade define a maior parcela de sucesso da sua loja por manter a disponibilidade dos produtos, evitar rupturas de pedidos (Grande ofensor na recorrência do cliente) e manter suas ofertas atrativas. Como?Vídeo | Escrito

Validação de Preço, Estoque: Confrontar saldo de SKU por amostragem em seu ERP/WMS com o saldo no Admin.

Atualização Tracking de Pedidos: Neste modelo pode ser realizada a atualização de forma massiva fazendo a importação dos pedidos que deseja até o status de “Pedido Faturado” devido a próxima etapa ser a solicitação do veículo, esta etapa quanto maior for o agrupamento por região, cliente e horário de entrega mais eficiente será sua logística. Como? Vídeo

Validação Tracking de Pedidos: Confrontar por amostragem os pedido que foram atualizados, se faz necessário quando a atividade é realizada massivamente, para atualizações pedido á pedido basta apenas verificar no término da atualização sem necessidade de verificar novamente.

Competição de Estoque

Em marketplace é de extrema importância analisar a competição de estoque entre pedidos realizados na plataforma iFood Shop e demais canais de vendas, visando que o iFood Shop é um marketplace B2B, natural o consumo de estoque ser bem agressivo, para isso é necessário ter uma rotina contínua de verificação de reserva do seu estoque.

Estoque Seller Integrado - API de Envio

Modelo de integração que realiza apenas o envio de estoque disponível é importante que seja enviado o saldo subtraindo as reservas já existentes, monitorar e incluir em seu sistema os pedidos novos.

Pedidos novos: Acompanhamento constante de atualização de pedidos com status “Aguardando Pagamento” para “Pagamento Confirmado”. A cada ocorrência é necessário que já seja incluso em seu ERP/WMS, assim o saldo em estoque será reservado e garantirá a disponibilidade real de seus produtos evitando rupturar pedidos.

Análises: Monitorar pedidos com volumes altos desde seu status inicia no Admin, adotando este formato sua operação pode segregar o estoque evitando uma ruptura, validar se a quantidade de produtos vendidas no iFood Shop está disponível.

Estoque Seller Integrado - API Envio e Retorno

Neste modelo é primordial que o retorno crie reservas dentro de seu estoque, essa configuração tornará o controle de disponibilidade o mais efetivo possível.

Pedidos novos: Acompanhar se as reservas realizadas não estão em área de venda, evitando rupturar pedidos já pagos.

Análises: Acompanhar internamente em seu ERP estoques negativados, comumente são provenientes de reservas não segregadas que escoaram em venda direta ou em outros canais.

Estoque Seller Não Integrado

Neste modelo é necessário um acompanhamento muito próximo devido as atualizações serem manuais, de acordo com o período que se atualiza aumenta as chances dos estoques serem consumidos por inteiro.

Pedidos novos: Acompanhamento constante de atualização de pedidos com status de “Aguardando Pagamento” para “Pagamento Confirmado”. A cada ocorrência é necessário que já seja incluso em seu ERP/WMS, assim o saldo em estoque será reservado e garantirá a disponibilidade real de seus produtos evitando rupturar pedidos.

Análises: Monitorar pedidos com volumes altos e produtos com estoques sensíveis ex: (Perecíveis, Alto Giro, Curva A vda), desde seu status inicia no Admin, adotando este formato sua operação pode segregar o estoque evitando uma ruptura, validar se a quantidade de produtos vendidas no iFood Shop está disponível.

Controle de Documentos

Vendas digitais geram uma grande quantidade de documentos como Notas Fiscais e Romaneios de entrega ou picking, documentos que auxiliam na resolução de problemas e rastreamento, sendo necessário ter algumas boas práticas de organização e arquivamento.

Organização: Ideal que todos documentos sejam agrupados por pedido e arquivados devidamente por sequência numeral da nota fiscal, ex. Agrupar romaneio de picking, romaneio de entrega e nf com canhoto assinado. Arquivar por sequência de NF, separando por mês.

Boa prática: Ter um arquivo digital com os documentos digitalizados separados em pastas por mês, ano, canal de venda.

Donos Atividades

Os processos são mais produtivos e garantem a excelência operacional quando se tem um time pré-definido para execução das atividades e capacitar pessoas para a ausência dos mesmos.

Picking

Esta atividade é a principal a garantir a qualidade e integridade dos pedidos, um pedido com boa qualidade e integridade deve seguir os seguintes requisitos.

Shelf-Life (Validade): Realizar a coleta dos produtos com datas de validade mais longa com ao menos 30% do shelf-life para produtos com validade superior a 90 dias e 50% para produtos perecíveis com shelf-life superior a 30 dias.

Ordem de Picking: Realizar o picking de forma categorizada para que não haja alteração de qualidade devido troca de temperatura ou esmagamento, este modelo garantirá maior produtividade e qualidade dos produtos:

Acomodação Produtos: Buscar sempre acomodar seus produtos em caixa master (Caixa Fornecedor), nunca misturar produtos de outras categorias para evitar troca de temperatura e/ou contaminação cruzada.
Identificação Pedido: Identificar as caixas por volumes com dados do pedido, cliente, e quantidade de volumes.

Conferência

Conferência de pedidos é um processo que reduz muito o retrabalho por mercadoria não entregue ou inversão dentre outras perdas, pode ser realizada de duas formas, picking com conferência comumente usa se tecnologias de Hub com coletor de dados ou conferência do pedido por um segundo colaborador.

Conferência - Logística Própria

Neste modelo de operação o conferente tem grande responsabilidade em garantir que as quantidades e alocação do pedido sejam realizadas de forma correta, seguindo regras de roteirização.

Picking com Conferência: Com uso de tecnologia Hub com coletor de dados pode se realizar a separação e conferência ao mesmo tempo devido a tecnologia direcionar o produto que compõe o pedido e quantidade havendo a necessidade de realizar a leitura do EAN para cada unidade que deve ser coletada.

Conferência: Confrontar produtos que constam fisicamente com romaneio, nota fiscal ou plataforma Admin, confrontar quantidade de volumes emitidos versus o físico, acomodar o pedido em área reservada de acordo com período de entrega, rota e perfil do produto como (Mercearia seca, Resfriado, Congelado, hortifruti).

Conferência - Logística Parceira iFood

Neste modelo de operação o conferente tem como maior responsabilidade conferir as quantidades, alocação do pedido e identificá-lo.

Picking com Conferência: Com uso de tecnologia Hub com coletor de dados pode se realizar a separação e conferência ao mesmo tempo devido a tecnologia direcionar o produto que compõe o pedido e quantidade havendo a necessidade de realizar a leitura do EAN para cada unidade que deve ser coletada.

Conferência: Confrontar produtos que constam fisicamente com romaneio, nota fiscal ou plataforma Admin, confrontar quantidade de volumes emitidos versus o físico, acomodar o pedido em área reservada de acordo com período de entrega, rota e perfil do produto como (Mercearia seca, Resfriado, Congelado, hortifruti), identificar o pedido com o Código de Rastreio, disponível no Admin.

Pré Embarque

Atividade idealmente que seja realizada por conferentes, basicamente é a atividade final que garante a assertividade na entrega integral do pedido evitando retrabalhos e custos com frete.

Pré Embarque - Logística Própria

Neste modelo de operação é importante que os pedidos sejam agrupados corretamente de acordo com a roteirização e garantir que estejam identificados para que não se percam ao decorrer do processo.

Romaneio: Neste documento algumas informações e forma de operar com ele irá definir a assertividade operacional. Informações necessárias (Canal de Venda, Nome Cliente, Número Pedido, Nota Fiscal, Endereço, Qtd Volumes), emitir os romaneios por veículo, isso permite ajustar melhor a roteirização.

Carregamento: Conferir as informações do romaneio com o pedido sempre iniciando pelo último pedido da rota, anexar as notas fiscais ao romaneio.

Pré Embarque - Logística Parceira iFood

Neste modelo de operação é importante que os pedidos sejam identificados com o Código de Rastreio, previamente e agrupados por região e horário de entrega.

Carregamento: Conferir as informações do app do driver com pedido e confrontar o Código de Rastreio fornecido com o que foi previamente identificado na área de pré embarque.

Fluxo Processo Visível

Ter o fluxograma de processo da operação é fundamental para criar uma cultura de padronização das atividades e acelerar a fixação das etapas para os colaboradores que forem executá-las.

Link Fluxograma:

Não Integrado, Logística Própria

Não Integrado, Logística Parceira iFood

Integrado, Logística Própria

Integrado, Logística Parceira iFood

Áreas Designadas Por Processo

Ter áreas definidas por processo torna a operação mais fluida, mitigando atritos de atividades distintas aumentando a produtividade e reduzindo as perdas.

Área de Picking

Área destinada a pedidos que estão em processo de composição, idealmente local que seja possível alocar o pedido temporariamente devidamente identificado com número de pedido e picker (pode ser apenas rascunho), enquanto o picker continua com o deslocamento para finalizar a composição do pedido, operando neste modelo diminui-se o volume de equipamentos com peso circulando em sua área de venda e reduz a carga que o picker irá carregar. Como boa prática realizando o picking de acordo com o segmento do produto pode iniciar pelos produtos não perecíveis acomodá-los nesta área posteriormente seguindo para produtos resfriados, congelados e hortifruti evitando que os mesmos fiquem em temperaturas e acomodação irregulares.

Área de Conferência

Área destinada a pedidos que foram finalizados o picking e necessitam passar por conferência, nesta área o conferente poderá verificar o pedido integralmente e validar se as devidas identificações foram realizadas e destiná-los para o pré embarque.

Área de Pré Embarque

Área destinada a pedidos que estão aguardando sua rota para serem expedidos, para Logística Parceira iFood agrupar por sequência de solicitação de veículo, em logística própria alocá-los de acordo com a roteirização.

Área de Perecíveis

Área destinada para produtos que precisam de climatização específica durante o picking e pré embarque, até que possa seguir o processo. Como boa prática ideal que identifique e faça repartições para que as etapas do pedido não se misturem.

Área de Devoluções

Área destinada para pedidos que tiveram insucesso de entrega ou devolução, área importante para que se identifique rapidamente qual tratativa será necessária (Reagendamento, Troca, Devolução para área de venda, refugo).

Planejamento Produção

Planejar a produção dos pedidos de forma estratégica é o fator determinante para que tenha fluidez operacional e grande desempenho produtivo. Importante ter mapeado quais são as particularidades que interferem no escoamento de pedidos.

Estabelecer Rotina de Planejamento

Acompanhamento Status: Verificar quais pedidos foram aprovados o pagamento que deverão seguir para picking, ideal que seja atualizado o status destes pedidos para “Em Separação”,. Como? Vídeo

Ordem de Produção: Para ordenar a produção temos dois fatores importantes, Horário de Entrega e Região, inicialmente dividir os horários de entrega e agrupá-los por região de entrega sempre iniciando a produção pelos pedidos com o prazo de entrega mais próximo.

Logística Parceira iFood: Realizar a solicitação de veículo em lotes de região de entrega com um intervalo de tempo entre os lotes para que a API realize a roteirização mais eficiente possível.

Gestão Estoque

Ter uma gestão assídua no estoque tem grande impacto em todas as atmosferas do negócio tornando a disponibilidade do produto mais efetiva, dados reais para planejamento de supply e claramente evitar grandes ajustes contábeis.

Rotinas de Acurácia

Inventário: Ter cronogramas definidos de inventário geral, definindo os inventários cria se uma cultura de acompanhamento do estoque e rastrear onde estão acontecendo as perdas da empresa.

Inventário Rotativo: Ter uma equipe direcionada a inventariar o estoque de forma segmentada é um dos fluxos que pode melhorar de forma exponencial na ruptura de pedidos e disponibilidade do catálogo, pode-se adotar o modelo de inventariar por categoria ou curva de venda.

Estoque Segregado

Segregar a curva A de venda na plataforma e atualizar o estoque de acordo com ela eleva muito o nível de serviço para o cliente uma vez que seu produto estará disponível sem interrupções na plataforma e irá mitigar a ruptura de pedidos.

Gestão de FEFO

O FEFO é uma ferramenta muito utilizada para gestão de shelf-life evitando perdas por vencimento do produto dentro do estoque e evitar que seja enviado ao cliente um produto vencido podendo gerar grandes impactos.

Rotinas de FEFO

Como controlar: Ideal que no recebimento do produto se identifique o palete de forma bem visível o mês e ano de vencimento e priorizar o direcionamento sempre o que vence primeiro respeitando as datas de corte para poder seguir com a composição dos pedidos.

Categorizar Produtos: Um método de direcionar melhor seus esforços para atuar com maior foco em produtos pode categorizá-los de acordo com sua perecibilidade:

Produtos Fresquissimos: Produtos com validade inferior a 10 dias como hortifruti, produtos processados, pães não industrializados.
Produtos Frescos: Para produtos com validade inferior a 60 dias como frios, embutidos, carnes maturadas.

Produtos Duráveis: Produtos com validade acima de 90 dias como produtos de mercearia e bazar.

Ultra Duráveis: Produtos com validade superior a 360 dias.